Implemente a regra 3-2-1 para backup: três cópias dos dados, em dois tipos de armazenamento diferentes, com uma cópia guardada fora da localização física principal. Esta estratégia mitiga riscos de falha de hardware, corrupção de software ou eventos catastróficos. Para suportes físicos, considere discos rígidos e fitas LTO, verificando a integridade dos ficheiros semestralmente.
A migração planeada de dados é uma diretriz central para contornar a obsolescência tecnológica. Transfira a informação para novos formatos de ficheiro abertos e standardizados, como PDF/A para documentos ou TIFF para imagens, antes que os protocolos atuais se tornem ilegíveis. Esta rotina de conservação assegura que o acesso não depende de sistemas antigos.
A segurança do arquivo digital exige controlos rigorosos de acesso e verificação de checksums para detetar alterações não autorizadas ou corrupção de bits. A autenticação multifatorial e a encriptação de dados em repouso são práticas fundamentais. A preservação permanente é um processo ativo, não uma simples cópia para um disco.
Formatos de arquivo abertos
Adote formatos de ficheiros abertos e documentados publicamente como garante fundamental para a preservação de dados. Formatos proprietários, dependentes de software específico, representam um risco elevado de obsolescência. A escolha do formato é a primeira linha de defesa na estratégia de conservação.
Critérios Técnicos para Seleção
Um formato adequado para preservação digital deve possuir as seguintes características:
- Especificações técnicas abertas e livremente utilizáveis.
- Ausência de mecanismos de proteção por gestão de direitos digitais (DRM).
- Ampla adoção e suporte por múltiplas aplicações e sistemas operativos.
- Capacidade de ser validado e reparado autonomamente, sem ferramentas proprietárias.
Exemplos Práticos por Categoria
Substitua formatos fechados por estas alternativas robustas para o arquivo a longo prazo:
- Textuais: Utilize PDF/A ou ODF (ex: .odt) em vez de .docx. O TXT simples em codificação UTF-8 é a opção mais durável para texto não formatado.
- Imagem: Prefira TIFF ou PNG para gráficos, e JPEG 2000 sem perdas para fotografias, em detrimento de formatos com compressão lossy ou proprietários.
- Áudio e Vídeo: Selecione FLAC para áudio e Matroska (MKV) com codecs AV1 ou VP9 para vídeo. Estes formatos oferecem compressão eficiente sem sacrificar a qualidade original.
Estabeleça diretrizes internas que definam os formatos padrão para a criação de novos documentos. Esta política de conservação deve integrar o plano global de backup e segurança, assegurando que os dados permanecem legíveis após ciclos de migração de suportes de armazenamento. A interoperabilidade proporcionada por estes protocolos abertos garante o acesso futuro, independentemente de mudanças tecnológicas.
Checagem regular de integridade
Implemente verificações de soma de verificação (checksums) como SHA-256 ou SHA-512 para todos os ficheiros de arquivo. Execute estas verificações, no mínimo, anualmente, ou após eventos como migrações de armazenamento. Compare os valores atuais com os originais para detetar corrupção silenciosa de dados. Esta prática é uma diretriz fundamental para a segurança da informação, assegurando que o acesso aos dados permanece fiel ao original.
Automatização e Controlo de Acesso
Configure ferramentas de automação para executar as verificações de integridade segundo um calendário predefinido. Utilize protocolos de rede seguros para o acesso aos sistemas de armazenamento e mantenha um registo detalhado de todas as atividades de verificação. Estas estratégias criam uma camada adicional de segurança e fornecem um historial de auditoria para a conservação digital.
Estratégias de Resposta a Incidentes
Defina procedimentos claros para ação quando uma falha de integridade é detetada. Isto inclui a recuperação imediata a partir de uma cópia de segurança validada e a investigação da causa raiz. A migração proativa de dados para novos suportes, antes do fim da sua vida útil, é uma estratégia de preservação que previne a perda permanente. A conservação a longo prazo depende desta vigilância contínua sobre o estado do arquivo digital.
Migração de mídia planejada
Estabeleça um ciclo de migração de hardware a cada três a cinco anos, independentemente do estado aparente dos dispositivos de armazenamento. Esta ação proativa é uma das estratégias mais concretas para a preservação permanente.
Protocolos de Ação e Verificação
Documente diretrizes rigorosas para o processo. A migração não é uma simples cópia; exige a verificação de checksums dos dados de origem antes da transferência e a confirmação dos checksums no novo suporte. Utilize protocolos de transferência com verificação de integridade incorporada. Após a migração bem-sucedida, o meio antigo deve ser destruído fisicamente para garantir a segurança e evitar duplicações descontroladas.
Mantenha três cópias dos seus backups em, pelo menos, dois tipos de mídia diferentes e numa localização geograficamente distinta. Por exemplo, combine o armazenamento em discos rígidos com a gravação em discos óticos para arquivo, como M-DISC, conhecidos pela sua longevidade. Esta diversificação mitiga os riscos específicos de cada tecnologia.
A conservação digital a longo prazo depende da capacidade de acesso futuro. Planeie a migração dos seus dados para novos formatos de ficheiro antes que a tecnologia atual se torne obsoleta. Integre esta prática no seu plano global de preservação.
